Excel Хакове, 100 изпитани съвета и инструменти

Книгата ви отвежда директно към набор от практически инструменти и техники за анализ, обработка и презентация на данни, които можете да приложите веднага. Тя е предназначена за всеки, който предполага, че Excel е много повече от това, което предлага на пръв поглед. "Excel хакове" пренася въвеждането на данни, проверката, манипулациите и анализа на едно ново ниво, като изстисква до край всяка унция знания. Вземете повече от вашите данни и от Excel. Въпреки че е възможно да изпълните голяма част от работата си с помощта на относително прост набор от характеристиките на Excel, софтуерът предлага много по-мощни техники, с които можете да заобиколите рутината на вашата работа, без да са ви необходими години учене и употреба на Excel. Обаче повечето потребители се съсредоточават върху съдържанието, което създават – данни и формули, понякога диаграми. Поради тази причина преминаването на едно по-високо ниво в употребата на Excel изглежда трудно.
Съществуват множество начини да се възползвате от възможностите на Excel, за да разширите способностите си за създаване на чудесни електронни таблици, без да се налага да учите години наред. Тези инструменти, наричани още хакове – бързи и точни решения на проблеми, а също и малки хитрости – са създадени от потребители на Excel, които търсят по-лесни решения на сложни проблеми. Хаковете в тази книга са проектирани, за да ви покажат кои неща са възможни и как да ги реализирате моментално.
Можете да се възползвате от тези хакове по два основни начина. Първо, можете да ги използвате директно, докато изграждате и подобрявате вашите електронни таблици. Второ, докато разучавате тези хакове и докато учите малко Visual Basic for Applications (VBA) код, можете да приспособите хаковете към вашите изисквания.

Предоставяме ви кратък преглед на всяка глава:
Глава 1, Намалете неудовлетвореността от работните книги и работните листове
Работните книги и работните листове представляват първоначалният интерфейс на данните в Excel, обаче понякога този набор от огромни отворени мрежи не изпълнява желаните от вас действия. Тези хакове ще ви дадат възможност да решите как потребителите да общуват с работните листове, ще ви помогнат да откривате и маркирате информация, ще ви научат да се справяте с повреди.
Глава 2, Хакнете вградените характеристики на Excel (т.е. приспособете ги към вашите изисквания)
Excel притежава много вградени характеристики за анализ и управление на данни. Обаче тези характеристики често са ограничени. Хаковете в тази глава ще ви помогнат да разширите и автоматизирате характеристиките, като ги накарате да преминат отвъд ограничените задачи, които са проектирани да изпълняват.
Глава 3, Хакове, свързани с именуването
Макар препратките към клетки като А2 и IV284:IN1237 да са полезни, с разрастването на електронните таблици все по-често се оказва по-лесно да се обръщате поимено към информацията. Тези хакове ще ви покажат не само как да именувате клетки и области, но също така как да създавате имена, които се приспособяват към данните във вашата електронна таблица.
Глава 4, Хакнете обобщените таблици
За голяма част от потребителите на Excel обобщените таблици изглеждат като сложен магически хак. Хаковете в тази глава ще ви покажат как да вземете максималното от обобщените таблици, като същевременно избягвате проблемите, които ги правят обезсърчаващи.
Глава 5, Хакове, свързани с диаграми
Вградените характеристики за диаграми в Excel са много полезни, но те не винаги предоставят най-добрия метод за преглед на данните в електронната таблица. Тези хакове ще ви научат как да комбинирате вградените характеристики за диаграми в Excel, за да създадете потребителски диаграми.
Глава 6, Хакнете формулите и функциите
Формулите и функциите са в основата на повечето електронни таблици, но понякога начинът, по който Excel работи с тях, не е желаният от вас. Тези хакове обхващат темите от преместването на формули до работата с типове данни за подобряване на времето за преизчисление.
Глава 7, Хакове, свързани с макроси
Макросите* (и VBA) са спасителният пояс на Excel. Те ви позволяват да изграждате електронни таблици, надхвърлящи възможностите на Excel, и да разработвате електронни таблици, които наподобяват програми. Тези хакове ще ви помогнат да се възползвате пълноценно от макросите, ще ви покажат как да ги управлявате и как да ги използвате, за да разширите други характеристики.
*Повече за макросите в Excel можете да научите от бестселъра на ИК "ЗеСТ Прес" – "Да напишем макроси в Excel", лицензирано издание на O’Reilly.
Глава 8, Свържете Excel към света
Въпреки че повечето електронни таблици се самосъдържат, в тази глава ще видите как можете да се възползвате от уеб страници и услуги на Google и Amazon, както и от XML, за да получите информация във и извън вашите електронни таблици.

Хаковете в настоящата книга са писани на версии на Excel под Windows и са изпробвани на Macintosh. Има и няколко хака само за Windows, които използват регистъра на Windows и други характеристики, поддържани само от версиите на Excel за Windows. Тези хакове са изрично упоменати.

ЗеСТ Прес
София, 1408
жк Иван Вазов, ул. Димитър Манов 75
info@zest-pres.com

Предговор

Заслуги

Глава 1. Намалете неудовлетвореността от работните книги и работните листове

1. Създайте персонален изглед на вашата работна книга

2. Въведете едновременно данни в множество работни листове

3. Предотвратете извършването на определени действия от потребителите

4. Спрете очевидно ненужните подсещащи съобщения

5. Скрийте работните листове така, че да не могат да бъдат открити

6. Персонализирайте диалоговия прозорец Templates и работната книга по подразбиране

7. Създайте индекс на листовете във вашата работна книга

8. Ограничете областта на превъртане на вашия работен лист

9. Заключете и защитете клетките, съдържащи формули

10. Намерете повтарящите се данни посредством условно форматиране

11. Прикрепете потребителска лента с инструменти към точно определена работна книга

12. Надхитрете манипулатора за относителни препратки в Excel

13. Махнете от работната книга връзките-фантоми

14. Намалете “подуването” на работната книга

15. Извлечете данни от повредена работна книга

Глава 2. Хакнете вградените характеристики на Excel

16. Проверете валидността на данни, базирани на списък
от друг работен лист

17. Управлявайте условното форматиране чрез полета за избор на опции

18. Идентифицирайте формули посредством условно форматиране

19. Бройте или сумирайте клетки, които изпълняват някакъв критерий на условното форматиране

20. Маркирайте всеки втори ред или всяка втора колона

21. Създайте 3D ефекти в таблица или в отделни клетки

22. Включвайте и изключвайте условното форматиране и проверката на валидността на данните посредством поле за избор на опции

23. Зареждайте различни списъци в едно падащо меню

24. Създайте списъци за проверка на валидността, които се променят на базата на избрана от друг лист област

25. Накарайте проверката на валидността да използва списък от друг работен лист

26. Използвайте Replace…, за да премахнете нежеланите символи

27. Преобразувайте числа, записани като текст, в реални числа

28. Приспособете към изискванията си коментарите към клетките

29. Сортирайте по повече от три колони

30. Случайно сортиране

31. Манипулирайте данните чрез Advanced Filter

32. Създайте потребителски числови формати

33. Добавете повече нива на отмяна в Excel под Windows

34. Създайте потребителски списъци

35. Направете с получерен шрифт междинните суми в Excel

36. Преобразувайте формулите и функциите на Excel в стойности

37. Добавете автоматично данни към списък за проверка на валидността

38. Хакнете характеристиките за дата и час на Excel

Глава 3. Хакове, свързани с именуване

39. Обърнете се поименно към данните

40. Използвайте едни и същи имена за области в различни работни листове

41. Създайте потребителски функции, като използвате имена

42. Създайте области, които се разширяват и свиват

43. Вградете динамични области, за да получите максимална гъвкавост

44. Идентифицирайте именуваните области в един работен лист

Глава 4. Хакнете обобщените таблици

45. Обобщените таблици – те самите са един хак

46. Използвайте съвместно обобщени таблици, а не техните данни

47. Автоматизирайте създаването на PivotTable

48. Преместете общите суми на PivotTable

49. Завъртете ефикасно данните от друга работна книга

Глава 5. Хакове, свързани с диаграми

50. Отделете едно-единствено парче от кръговата диаграма

51. Поставете стойностите от два различни списъка в една-единствена кръгова диаграма

52. Създайте диаграми, които се регулират от данни

53. Взаимодействайте с вашите диаграми с помощта на потребителски контроли

54. Три бързи начина за актуализация на вашите диаграми

55. Създайте елементарна диаграма за температури

56. Създайте колонна диаграма с променлива широчина и височина на колоните

57. Създайте диаграма тип скоростомер

58. Свържете към някоя клетка текстовите елементи от диаграмата

59. Хакнете данните от диаграмата, така че празните клетки да не бъдат визуализирани

Глава 6. Хакнете формулите и функциите

60. Добавете описателен текст към вашите формули

61. Местете относителните формули, без да променяте препратките

62. Сравнете две области в Excel

63. Попълнете всички празни клетки в даден списък

64. Накарайте вашите формули да увеличават с единица индикатора за реда, когато ги копирате в съседни колони

65. Преобразувайте датите във формат на Excel

66. Сумирайте или бройте клетки, като същевременно избягвате грешните стойности

67. Намалете влиянието на непостоянните функции при изчисления

68. Избройте само по веднъж всеки елемент от вашия списък

69. Сумирайте всеки втори, трети или n-ти ред или клетка

70. Открийте n-тата поява на дадена стойност

71. Направете динамична функцията Subtotal на Excel

72. Добавете разширение към датата

73. Преобразувайте числата с минус отдясно в отрицателни числа на Excel

74. Визуализирайте отрицателните часови стойности

75. Използвайте функцията VLOOKUP в множество таблици

76. Покажете сумарния час под формата на дни, часове и минути

77. Определете броя на различните дни във всеки месец

78. Съставете мегаформули

79. Хакнете мегаформулите, които се обръщат към други работни книги

80. Хакнете някоя от функциите за бази данни на Excel, така че да замени други функции

Глава 7. Хакове, свързани с макросите

81. Ускорете изпълнението на кода, като същевременно спрете премигването на монитора

82. Стартирайте макрос в точно определен час

83. Използвайте CodeName като препратки към листове в работните книги на Excel

84. Свържете лесно бутоните към макроси

85. Създайте работна книга с поздравителен екран

86. Визуализирайте съобщението “Please Wait”

87. Създайте клетка, в която при маркиране се поставя или премахва отметка

88. Бройте или сумирайте клетки, които имат специфичен фонов цвят

89. Добавете контролата Calendar на Microsoft Excel към произволна работна книга

90. Защитете с парола или махнете защитата на всички работни листове в Excel с един замах

91. Извлечете името и пътеката на работната книга

92. Заобиколете ограничението в Excel за съществуване
само на три критерия за условно форматиране

93. Стартирайте процедури в защитени работни листове

94. Разпространете макросите

Глава 8. Свържете Excel към света

95. Заредете XML документ в Excel

96. Съхранете във формат SpreadsheetML и извлечете данни

97. Създайте електронни таблици с помощта на SpreadsheetML

98. Импортирайте данните директно в Excel

99. Получете достъп до SOAP уеб услуги от Excel

100. Създайте електронни таблици на Excel с помощта на други среди

Речник

Индекс