За да изпълни своето предназначение в помощ на търговеца и клиента, е целесъобразно рекламацията да бъде попълнена с индиго в 2 екземпляра. Раздел I се попълва от представител на търговеца, II и III се попълват от потребителя. След попълване и подписване, първият екземпляр остава в Регистъра, вторият се откъсва и се предава на клиента. В случай че предстои търговецът да извърши допълнителни действия, свързани с придвижване на документите към отдела за рекламации, сервиза или счетоводството, е удобно да бъдат попълнени 3 екземпляра: първият е за Регистъра, вторият (с приложените към него документи, представени от клиента) се придвижва съгласно създадената при търговеца организация, третият остава за клиента.
Процедурата по удовлетворяване на рекламацията приключва в рамките на един месец с подписване на Акта. При нестандартно решение, прието от страните, то може да бъде описано в полето "възстановена сума".
За попълване на Акта, екземплярът на клиента, представен от него, се поставя под първия екземпляр и с индиго се нанасят съответните предприети действия. След попълването, вторият екземпляр на рекламацията с попълнения Акт остава за потребителя. Счетоводството на фирмата определя какви допълнителни счетоводни документи са необходими за правилното и достоверно отразяване на процедурата.